Pismo z urzędu skarbowego do spółki: kto odpowiada i co jest w abonamencie

Prezesi pytają mnie o to zwykle już w pierwszym mailu. Co się dzieje, kiedy przychodzi pismo z urzędu skarbowego? Kto na nie odpowiada, ile to kosztuje i czy trzeba gdzieś jechać. Odpowiadam po kolei, tak jak to wygląda u mnie.

Najpierw: jakie to pismo

Większość tego, co prezesi nazywają kontrolą, kontrolą nie jest. To czynności sprawdzające. Urząd prosi o kopię faktury, pyta o różnicę między JPK a deklaracją albo wzywa do korekty. Zwykle wystarcza jedna odpowiedź z dokumentem i sprawa jest zamknięta.

Kontrola podatkowa to już postępowanie formalne. Urząd najpierw doręcza zawiadomienie o zamiarze jej wszczęcia, z zakresem kontroli i wstępną listą dokumentów, które chce zobaczyć. Sama kontrola może ruszyć najwcześniej 7 dni, a najpóźniej 30 dni od doręczenia zawiadomienia (art. 282b Ordynacji podatkowej). Jeśli urząd nie zdąży w 30 dni, musi zawiadomić jeszcze raz. Ten tydzień to czas na przygotowanie dokumentów i właśnie wtedy chcę wiedzieć o sprawie, a nie dzień przed wizytą.

Jedna uwaga. Po doręczeniu zawiadomienia korekta deklaracji nie daje już obniżonych odsetek za zwłokę. Jeśli coś jest do poprawienia, trzeba to zrobić wcześniej. Pisałem o tym przy okazji wyjścia ze złego biura.

Kontrola celno-skarbowa działa inaczej. Nie ma zawiadomienia, zaczyna się od doręczenia upoważnienia, a w niektórych sytuacjach od okazania legitymacji służbowej. W zwykłej spółce zdarza się rzadko. Dobrze jednak wiedzieć, że nikt nie musi jej zapowiadać.

Pełnomocnictwa, czyli do kogo trafia pismo

To, kto dostaje korespondencję i kto może odpowiedzieć, zależy od pełnomocnictw. Są trzy podstawowe i każde robi coś innego.

UPL-1 to pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanych elektronicznie. Bez niego nie wyślę za spółkę JPK, CIT-8 ani VAT-UE. Składa się je w e-Urzędzie Skarbowym i nie ma za nie opłaty skarbowej. U mnie spółka udziela go w ciągu 7 dni od podpisania umowy, razem z dostępem do PUE ZUS, jeśli ma pracowników, i uprawnieniami w KSeF.

PPS-1 to pełnomocnictwo szczególne, do jednej konkretnej sprawy, na przykład do konkretnej kontroli. PPO-1 to pełnomocnictwo ogólne do wszystkich spraw podatkowych, składane elektronicznie do Centralnego Rejestru Pełnomocnictw Ogólnych.

Teraz różnica, o której mało kto mówi. UPL-1 dotyczy deklaracji. Pisma w sprawach, czyli wezwania i zawiadomienia o kontroli, urząd doręcza pełnomocnikowi wtedy, gdy spółka go ustanowiła (art. 145 § 2 Ordynacji podatkowej). Bez PPO-1 albo PPS-1 korespondencja idzie do spółki, najczęściej na jej adres do e-Doręczeń. Dlatego w umowie mam zasadę, że każde pismo z urzędu klient przesyła mi w ciągu 24 godzin. Wystarczy PDF mailem.

PPO-1 i PPS-1 nie są u mnie w abonamencie. Przygotowuję je jako usługę dodatkową, kiedy sprawa tego wymaga. Większość spółek przez cały rok ich nie potrzebuje.

Co robię w abonamencie, a co osobno

Czynności sprawdzające: odpowiadam na wezwania w ramach abonamentu, do 1 godziny miesięcznie łącznie. Tyle zwykle zajmuje wyjaśnienie faktury czy różnicy w JPK, bo dokumenty mam w księgach. Jeśli sprawa się rozrasta, czas ponad limit rozliczam godzinowo i klient wie o tym, zanim zacznę.

Kontrola podatkowa: w abonamencie robię wstępną analizę, piszę, co dalej, i przygotowuję z ksiąg zestawienie dokumentów dla kontrolujących. Udział w samej kontroli i korespondencja z urzędem w jej trakcie to usługa dodatkowa, rozliczana godzinowo. Stawka jest spisana w Polityce Cenowej na taxpilot.pl/regulaminy, więc koszt godziny zna się przed podpisaniem umowy, a nie dopiero na fakturze.

Czego nie robię wcale: odwołań od decyzji, skarg do sądu administracyjnego i opinii podatkowych. To praca doradcy podatkowego albo kancelarii. Jeśli sprawa dochodzi do tego etapu, przekazuję kancelarii dokumenty z ksiąg i wyjaśniam, co i dlaczego zaksięgowałem. Wolę to napisać od razu, niż żeby ktoś odkrył to w trakcie kontroli.

Dwie rzeczy zostają po stronie prezesa. Jeśli urząd wzywa podatnika osobiście, trzeba pojechać. Na pytania, które nie dotyczą księgowości, na przykład o umowy z kontrahentami albo o to, kto podjął jaką decyzję, odpowiada spółka, nie biuro.

Jak to wygląda w praktyce

Prezes przesyła mi PDF z e-Doręczeń. Sprawdzam w księgach, o co chodzi urzędowi, i piszę, czy czegoś od spółki potrzebuję. Odpowiedź z dokumentami przygotowuję ja. Wysyłam ją sam, jeśli mam pełnomocnictwo w tej sprawie, albo daję gotową do podpisu.

Potem prezes dostaje ode mnie krótkiego maila: było wezwanie w sprawie tej faktury, odpowiedź poszła, czekamy albo sprawa zamknięta. Informuję o każdym piśmie, także załatwionym w godzinę. To spółka prezesa i prezes ma wiedzieć, o co pyta urząd.

O co zapytać swoje biuro

Porównując biura, pytałbym o cztery rzeczy:

1. Kiedy biuro bierze UPL-1. Powinno od pierwszego miesiąca, a nie „jak będzie potrzeba".
2. Ile czynności sprawdzających mieści się w abonamencie i co dzieje się ponad to.
3. Ile kosztuje godzina przy kontroli i czy ta stawka jest gdzieś zapisana przed podpisaniem umowy.
4. Czy biuro informuje o każdym piśmie z urzędu, także o tym, które samo załatwiło.

Jeśli na trzecie pytanie pada odpowiedź „zobaczymy, jak przyjdzie kontrola", koszt pozna się dopiero na fakturze. Wtedy, kiedy nie ma już czasu na zmianę biura.

Najczęstsze pytania

Czy biuro rachunkowe może odpowiadać na wezwania urzędu za spółkę?
Tak, jeśli spółka ustanowiła je pełnomocnikiem w tej sprawie (PPS-1) albo ogólnie (PPO-1). Samo UPL-1 pozwala podpisywać deklaracje. Bez pełnomocnictwa w sprawie biuro przygotowuje odpowiedź, a podpisuje ją i wysyła spółka.

Czym różni się UPL-1 od PPO-1?
UPL-1 to pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanych elektronicznie. PPO-1 to pełnomocnictwo ogólne do wszystkich spraw podatkowych, zgłaszane elektronicznie do Centralnego Rejestru Pełnomocnictw Ogólnych. Przy PPO-1 pisma w sprawach podatkowych urząd doręcza pełnomocnikowi.

Ile czasu mija od zawiadomienia do kontroli podatkowej?
Kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po 7 dniach i nie później niż przed upływem 30 dni od doręczenia zawiadomienia (art. 282b Ordynacji podatkowej). Wcześniej tylko na wniosek albo za zgodą kontrolowanego. Po 30 dniach urząd musi zawiadomić ponownie.

Czy kontrola celno-skarbowa jest zapowiadana?
Nie. Wszczyna się ją przez doręczenie upoważnienia, bez wcześniejszego zawiadomienia. W określonych sytuacjach kontrolujący zaczynają po okazaniu legitymacji, a upoważnienie doręczają najpóźniej w ciągu 3 dni roboczych.

Czy obsługa kontroli jest w abonamencie TaxPilot?
Częściowo. W abonamencie są czynności sprawdzające do 1 godziny miesięcznie oraz przy kontroli wstępna analiza, plan działania i zestawienie dokumentów z ksiąg. Udział w kontroli i korespondencja w jej trakcie to usługa dodatkowa, rozliczana godzinowo według stawki z Polityki Cenowej. Odwołań i reprezentacji przed sądem nie prowadzę.