Polityka Prywatności

§1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych za pośrednictwem strony taxpilot.pl (formularze, asystent AI, narzędzia analityczne) jest:

VOLURE Sp. z o.o.
Rynek 10, 98-200 Sieradz
NIP: 8272319843  |  KRS: 0000770656  |  REGON: 382518761
działająca pod marką TaxPilot.pl
e-mail: kontakt@taxpilot.pl

Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych. We wszelkich sprawach dotyczących danych osobowych prosimy o kontakt na adres kontakt@taxpilot.pl.

Uwaga: dane osobowe powierzone Biuru przez Klientów biura rachunkowego (dane pracowników, kontrahentów itd.) przetwarzane są na podstawie Umowy Ramowej oraz Polityki Ochrony Danych (RODO) / umowy powierzenia. Niniejsza Polityka opisuje dane zbierane przez stronę internetową.

§2. Jakie dane zbieramy i skąd

1. Formularz kontaktowy / prośba o wycenę: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu (opcjonalnie), nazwa firmy (opcjonalnie), treść wiadomości.
2. Asystent AI (czat wyceny): treść rozmowy oraz informacje o Twojej firmie i dane kontaktowe, które samodzielnie podasz w czacie. Rozmowy są zapisywane w naszej bazie zapytań (CRM). Asystent korzysta z modelu sztucznej inteligencji dostarczanego przez podmiot zewnętrzny (§6).
3. Pliki cookie i narzędzia analityczne/marketingowe (§5) — wyłącznie za Twoją zgodą.
4. Dane techniczne przeglądarki/urządzenia (adres IP, typ urządzenia) — w zakresie niezbędnym do działania i bezpieczeństwa strony.

Prosimy o niepodawanie w czacie ani w formularzu danych szczególnych kategorii (art. 9 RODO) — asystent AI nie jest przeznaczony do ich przetwarzania.

§3. Cel i podstawa przetwarzania

• Obsługa zapytania i przygotowanie wyceny (formularz, czat AI) — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (czynności zmierzające do zawarcia umowy) oraz lit. f (uzasadniony interes — obsługa zapytań).
• Marketing bezpośredni — wyłącznie za Twoją zgodą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
• Analityka strony i pomiar skuteczności reklam (cookies/narzędzia) — wyłącznie za Twoją zgodą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
• Wypełnienie obowiązków prawnych (np. podatkowych, rachunkowych) — art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
• Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

§4. Okres przechowywania danych

• Dane z formularza i czatu AI (zapytania/leady) — do 24 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że dojdzie do zawarcia umowy.
• Dane Klientów biura rachunkowego — zgodnie z Polityką Archiwizacji (co do zasady min. 5 lat od zakończenia współpracy).
• Dane przetwarzane na podstawie zgody (marketing, analityka) — do czasu wycofania zgody.
• Pliki cookie — przez okres ich ważności wskazany w §5 lub do czasu ich usunięcia/zmiany zgody.

§5. Pliki cookie i zarządzanie zgodą

Przy pierwszej wizycie wyświetlamy baner zgody. Do czasu wyrażenia zgody narzędzia analityczne i marketingowe są zablokowane (stosujemy mechanizm Google Consent Mode v2 z domyślnym ustawieniem „odmowa"). Twój wybór zapamiętujemy w pamięci przeglądarki (klucz tp_consent). Możesz go w każdej chwili zmienić, klikając „Ustawienia cookie" w stopce strony lub czyszcząc dane przeglądarki.

Cookie niezbędne (bez zgody)

• tp_consent — zapamiętuje Twój wybór dotyczący cookie.

Cookie analityczne (za zgodą)

• Google Analytics 4 (Google Ireland Ltd. / Google LLC) — analiza ruchu i zachowania na stronie.
• Microsoft Clarity (Microsoft Corporation) — mapy ciepła i nagrania sesji (ruch kursora, kliknięcia, przewijanie). Treść pól formularzy oraz dane wrażliwe są maskowane przez narzędzie.

Cookie marketingowe (za zgodą)

• Google Ads (Google Ireland Ltd. / Google LLC) — pomiar konwersji z reklam oraz remarketing.
• Meta Pixel (Meta Platforms Ireland Ltd.) — pomiar skuteczności reklam na Facebooku i Instagramie oraz remarketing (na wybranych stronach, m.in. formularz onboardingowy).

§6. Odbiorcy danych i podmioty przetwarzające

Twoje dane możemy powierzać lub udostępniać:

• Web INnovative Software Sp. z o.o. — system księgowy wFirma.pl;
• Microsoft — poczta i pakiet Microsoft 365;
• OVH — hosting strony, formularzy i kopii zapasowych;
• Supabase Inc. — baza zapytań/leadów (CRM, historia rozmów czatu);
• Anthropic PBC (USA) — dostawca modelu sztucznej inteligencji obsługującego asystenta wyceny (czat);
• Google (Google Ireland Ltd. / Google LLC) — Google Analytics 4 i Google Ads (za zgodą);
• Meta Platforms Ireland Ltd. — Meta Pixel (za zgodą, na wybranych stronach);
• organom publicznym — na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

Aktualna lista podmiotów przetwarzających dane powierzone przez Klientów biura rachunkowego dostępna jest na stronie www.taxpilot.pl/regulaminy/subprocesorzy.html. Nie sprzedajemy danych osobowych.

§7. Przekazywanie danych poza EOG

Niektórzy odbiorcy (m.in. Google, Anthropic) mogą przetwarzać dane w Stanach Zjednoczonych. Przekazywanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony (EU–US Data Privacy Framework — w odniesieniu do dostawców certyfikowanych) lub na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC) wraz z dodatkowymi zabezpieczeniami. Kopię zabezpieczeń można uzyskać, pisząc na kontakt@taxpilot.pl.

§8. Asystent AI i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

1. Asystent AI generuje wstępną, orientacyjną wycenę usług na podstawie informacji podanych przez Ciebie w rozmowie.
2. Nie jest to zautomatyzowana decyzja wywołująca wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływająca w rozumieniu art. 22 RODO — ostateczna oferta i zawarcie umowy wymagają udziału człowieka.
3. Za zgodą możemy wykorzystywać narzędzia analityczne i reklamowe do tworzenia statystyk i segmentów odbiorców reklam.

§9. Twoje prawa

Na podstawie RODO przysługują Ci prawa: dostępu do danych, sprostowania, usunięcia („prawo do bycia zapomnianym"), ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie oraz cofnięcia zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed cofnięciem).

Aby skorzystać z praw, napisz na kontakt@taxpilot.pl. Masz również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).

§10. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa adekwatne do ryzyka, w tym szyfrowanie transmisji (SSL/TLS), kontrolę dostępu opartą na zasadzie najmniejszych uprawnień oraz uwierzytelnianie dwuskładnikowe do systemów krytycznych.

§11. Linki zewnętrzne

Strona może zawierać linki do serwisów zewnętrznych. Nie odpowiadamy za polityki prywatności tych serwisów.

§12. Zmiany polityki prywatności

Zastrzegamy prawo do zmiany niniejszej polityki. O istotnych zmianach poinformujemy przez stronę. Data i wersja aktualizacji widoczne są w nagłówku dokumentu.

§13. Kontakt

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych: kontakt@taxpilot.pl.