Polityka Archiwizacji Dokumentów

§1. Postanowienia ogólne

1. Niniejsza Polityka określa zasady przechowywania i archiwizacji dokumentów Klienta przez VOLURE Sp. z o.o., działającą pod marką TaxPilot.pl (dalej: „Biuro"), w toku świadczenia usług księgowych.
2. Polityka stanowi integralną część Umowy Ramowej.
3. Archiwizacja prowadzona jest w formie elektronicznej w systemie wFirma oraz w infrastrukturze Biura — zgodnie z art. 73 Ordynacji podatkowej, art. 74 Ustawy o rachunkowości oraz innymi przepisami szczególnymi.

§2. Okresy przechowywania dokumentów

Kategoria	Okres	Podstawa prawna
Księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne	5 lat	art. 74 ust. 2 UoR
Dokumenty rozliczeniowe podatkowe (faktury, deklaracje, JPK)	5 lat	art. 86 §1 OP
Dokumenty AML i KYC	5 lat	art. 49 Ustawy AML
Akta osobowe pracowników (umowa od 2019)	10 lat	art. 94 KP
Akta osobowe pracowników (umowa do 2018)	do 50 lat	przepisy emerytalne
Listy płac, karty wynagrodzeń, dokumenty ZUS	10 lat (od 2019) / do 50 lat (do 2018)	przepisy emerytalne
Dokumenty CRBR (sp. z o.o.)	przez okres istnienia spółki + 5 lat	Ustawa AML
Korespondencja z urzędami	5 lat	OP, KP
Korespondencja e-mail z Klientem (zgodnie z §12 Polityki Komunikacji)	przez okres trwania Umowy + 5 lat	RODO + OP

Okresy liczone są od początku roku następującego po roku, którego dokumenty dotyczą lub w którym ustał obowiązek wynikający z dokumentu.

§3. Forma archiwizacji

1. Podstawową formą archiwizacji jest forma elektroniczna w systemie wFirma — zgodnie z art. 73 Ordynacji podatkowej dopuszczającym przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej, pod warunkiem zapewnienia ich integralności.
2. Faktury wystawione w KSeF przechowywane są w KSeF zgodnie z przepisami — Biuro nie duplikuje archiwizacji faktur z KSeF.
3. Dokumenty papierowe dostarczone przez Klienta są digitalizowane (skanowane) i przechowywane w formie elektronicznej. Oryginały papierowe Klient zatrzymuje we własnym zakresie — Biuro nie przechowuje papierowej dokumentacji jako standardu w Abonamencie.
4. W przypadku gdy Klient dostarcza dokumenty wyłącznie w formie papierowej i wymaga ich przechowywania w tej formie — usługa rozliczana jest indywidualnie zgodnie z §5 Polityki Cenowej, a Biuro może odmówić jej świadczenia.

§4. Zasady dostępu Klienta do archiwum

1. Klient ma stały dostęp do swoich dokumentów archiwalnych poprzez system wFirma — zgodnie z funkcjonalnością tego systemu.
2. Eksport dokumentów archiwalnych w formatach obsługiwanych przez wFirma (PDF, XLS, JPK) możliwy jest bez dodatkowych opłat — Klient wykonuje eksport samodzielnie. Biuro udziela wsparcia w razie pytań technicznych w ramach Abonamentu.
3. Eksport w formatach niestandardowych, masowy eksport historyczny lub przygotowanie zestawień archiwalnych przez Biuro — usługa dodatkowa rozliczana zgodnie z §5 Polityki Cenowej.
4. Biuro udziela dostępu do dokumentów na żądanie Klienta w terminie do 7 dni od złożenia żądania e-mailem lub telefonicznie.

§5. Po rozwiązaniu Umowy Ramowej

1. Po rozwiązaniu Umowy Ramowej Klient zachowuje dostęp do swoich dokumentów archiwalnych w wFirma na zasadach określonych przez operatora wFirma (Web INnovative Software Sp. z o.o.) i zgodnie z subskrypcją Klienta wobec wFirma.
2. Biuro przechowuje kopie zarchiwizowane dokumentów księgowych przez okresy określone w §2 — niezależnie od decyzji Klienta o dalszej współpracy z wFirma.
3. Po upływie okresów przechowywania określonych w §2 Biuro usuwa dokumenty bez dodatkowego zawiadomienia Klienta. Klient zobowiązany jest we własnym zakresie do zabezpieczenia kopii dokumentów dla swoich potrzeb długoterminowych (np. emerytalnych, dowodowych, podatkowych ponad ustawowe okresy archiwizacji).
4. Na żądanie Klienta Biuro może wykonać kopię całego archiwum w formacie PDF lub równoważnym przed usunięciem — usługa dodatkowa rozliczana zgodnie z §5 Polityki Cenowej (wycena indywidualna).
5. Biuro przekazuje Klientowi po rozwiązaniu Umowy:
   • a) informację o archiwizacji dokumentów oraz okresach ich przechowywania;
   • b) instrukcję samodzielnego eksportu danych z systemu wFirma;
   • c) wszelkie oryginalne dokumenty papierowe pozostające w posiadaniu Biura (jeśli dotyczy), w terminie 30 dni od wezwania.
6. Biuro nie ponosi odpowiedzialności za oryginalne dokumenty pozostawione przez Klienta w Biurze dłużej niż 30 dni od wezwania do ich odbioru.

§6. Bezpieczeństwo archiwum

1. Bezpieczeństwo archiwum zapewniają środki techniczne i organizacyjne określone w §6 Polityki Ochrony Danych (RODO).
2. Biuro wykonuje regularne kopie zapasowe danych z możliwością odtworzenia w razie awarii.
3. Biuro nie odpowiada za utratę danych spowodowaną awarią systemów stron trzecich (wFirma, hosting), działania siły wyższej lub naruszenia bezpieczeństwa po stronie Klienta.

§7. Postanowienia końcowe

1. Niniejsza Polityka może być aktualizowana przez Biuro zgodnie z Polityką Wersjonowania Dokumentów.
2. Aktualna wersja Polityki publikowana jest na stronie www.taxpilot.pl/regulaminy.
3. W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy Ordynacji podatkowej, Ustawy o rachunkowości, Kodeksu pracy, Ustawy AML oraz RODO.