Jak faktury ze sklepu trafiają do księgowości: Apilo, BaseLinker, KSeF i raport zbiorczy

Stała cena bez liczenia faktur ma jeden warunek: faktury muszą przychodzić same. Przy 300 zamówieniach miesięcznie da się jeszcze przeżyć bez integracji. Przy 3 000 nie da się. Opisuję, jak ustawiam przepływ dokumentów ze sklepu do ksiąg, co spółka musi zrobić na starcie i co psuje się najczęściej.

Trzy strumienie dokumentów

Sprzedaż konsumencka: zamówienia od osób prywatnych nie wymagają faktury. Sprzedaż wysyłkowa jest też zwolniona z kasy fiskalnej, pod warunkiem że zapłata w całości przychodzi na rachunek bankowy, a ewidencja pozwala powiązać wpłatę z konkretnym zamówieniem i kupującym. Zwolnienie obowiązuje do końca 2027 roku. System sprzedażowy generuje za miesiąc raport zbiorczy i ten raport księguję jednym zapisem. Faktura dla konsumenta powstaje tylko na jego życzenie, a w KSeF faktury konsumenckie są dobrowolne.

Sprzedaż B2B: klient podaje NIP, system wystawia fakturę. Przy Apilo faktura powstaje bezpośrednio w wFirmie, a wFirma wysyła ją do KSeF w chwili utworzenia. Przy BaseLinkerze faktury przekazywane są do wFirmy z modułu faktur. Przy innych systemach, takich jak IdoSell czy Shopify, sposób przekazania ustalam przy wdrożeniu: jeśli system sam wysyła do KSeF, pobieram faktury stamtąd. W żadnym z tych wariantów nikt niczego nie przepisuje.

Zakupy: faktury od polskich dostawców pobieram z KSeF na podstawie uprawnień, które spółka nadaje mi na starcie. Dochodzą faktury od marketplace'ów za prowizje i opłaty oraz faktury zagraniczne, na przykład za reklamy, które do KSeF nie trafiają. Te spółka przesyła mailem albo wrzuca do wFirmy. Reklamy kupione od firmy z innego kraju to import usług, więc rozliczam od nich VAT w Polsce.

Operatorzy płatności i wyciąg

Bramka w sklepie, Allegro, Empik, terminal: każdy operator potrąca prowizje i wypłaca zbiorczo. Z każdego pobieram raport wypłat za miesiąc i uzgadniam trzy rzeczy: sprzedaż z raportu systemu, wypłaty z raportu operatora i wpływy na wyciągu. Jeśli się zgadzają, temat zamknięty. Pojedyncze transakcje mnie nie interesują, interesuje mnie, czy wypłata jest równa sprzedaży minus prowizje minus zwroty.

Wyciąg bankowy spółka wgrywa raz w miesiącu, w PDF albo CSV. Nie potrzebuję dostępu do konta ani pełnomocnictwa do rachunku. Pobrania od kurierów przychodzą na wyciągu zbiorczo za dzień, więc i tu uzgadniam dzień z raportem, nie zamówienie z przelewem.

Co ustawiamy na starcie

1. Uprawnienia w KSeF dla biura: pobieranie faktur zakupowych i, jeśli trzeba, wysyłka sprzedaży.
2. Połączenie systemu sprzedażowego z wFirmą. Przy Apilo potrzebny jest aktywny dodatek Magazyn w wFirmie, a dane sprzedawcy i rachunku w Apilo muszą być identyczne z danymi w wFirmie.
3. Rozdzielenie faktur z NIP od faktur dla konsumentów, żeby do KSeF szły tylko te pierwsze.
4. Raport zbiorczy sprzedaży konsumenckiej: ustalamy, który raport z systemu jest podstawą i kto go wysyła.
5. Dostęp do raportów operatorów płatności: wypłaty i prowizje za miesiąc.
6. Jeden adres mailowy, na który spółka przesyła faktury spoza KSeF, i jeden termin: wyciąg i raporty do 5. dnia miesiąca.

Po tym ustawieniu miesiąc wygląda tak: faktury wpadają same, raport sprzedaży przychodzi raz, wyciąg raz, raporty operatorów raz. Sto faktur czy pięćset to dla mnie ta sama praca.

Co psuje się najczęściej i kto za to płaci

Systemy sprzedażowe mają błędy i wiem o nich. Faktura wystawiona z błędnymi danymi nabywcy, zdublowana faktura do jednego zamówienia, raport, w którym brakuje części zamówień, rozjazd między raportem a wypłatą z Allegro. Wyłapuję to przy uzgadnianiu i daję znać od razu.

Granica odpowiedzialności jest prosta. Błąd systemu sprzedażowego jest po stronie spółki jako jego użytkownika, nie po stronie biura. Wyjaśnienie i korekta incydentalna mieszczą się w abonamencie. Poprawianie skutków, które się powtarzają albo wymagają ponownego rozliczenia zamkniętego miesiąca, to praca poza abonamentem, rozliczana według cennika usług dodatkowych w Polityce Cenowej, zawsze z wyceną przed rozpoczęciem. Wolę to napisać przed podpisaniem umowy niż tłumaczyć na fakturze.

Czego nie robię

Nie konfiguruję sklepu ani systemu sprzedażowego. Mówię, jakie dane mają z niego wychodzić i w jakiej formie, a ustawienie po stronie Apilo, BaseLinkera czy IdoSell robi spółka albo jej integrator. Nie prowadzę fizycznie magazynu ani inwentaryzacji, księguję zestawienia z ewidencji spółki. Nie loguję się do banku. Dzięki temu każdy wie, za co odpowiada, a przepływ działa tak samo w styczniu i w grudniu.

Najczęstsze pytania

Czy sklep internetowy musi wystawiać faktury w KSeF dla konsumentów?
Nie. Obowiązkowy KSeF obejmuje faktury między firmami. Faktury dla osób prywatnych są w KSeF dobrowolne i powstają tylko na życzenie kupującego. Sprzedaż konsumencka jest księgowana zbiorczo z raportu systemu sprzedażowego.

Czy sprzedaż wysyłkowa wymaga kasy fiskalnej?
Nie, jeżeli zapłata w całości wpływa na rachunek bankowy, a z ewidencji i dowodów zapłaty wynika, jakiego zamówienia i kogo dotyczyła. To zwolnienie z rozporządzenia o zwolnieniach z kas rejestrujących obowiązuje do końca 2027 roku. Sklep stacjonarny z płatnością gotówką lub kartą wymaga kasy.

Jak Apilo przekazuje faktury do księgowości?
Po połączeniu z wFirmą Apilo wystawia dokumenty sprzedaży dla pobranych zamówień bezpośrednio w wFirmie, a dokument jest widoczny w obu systemach. Faktury wystawione przez integrację wFirma wysyła do KSeF w chwili utworzenia. Integracja wymaga aktywnego dodatku Magazyn w wFirmie.

Czy biuro potrzebuje dostępu do konta bankowego sklepu?
Nie. Księgowanie odbywa się z wyciągów w PDF lub CSV przesyłanych raz w miesiącu. Biuro nie wymaga logowania do banku ani pełnomocnictw do rachunku.

Kto odpowiada za błędy Apilo albo BaseLinkera?
Spółka jako użytkownik systemu. Biuro wyłapuje błędy przy uzgadnianiu i informuje o nich. Korekty incydentalne są w abonamencie, a usuwanie skutków błędów powtarzających się lub wymagających ponownego rozliczenia zamkniętego okresu jest usługą dodatkową z wyceną przed rozpoczęciem.