Sklep z kilkoma tysiącami zamówień miesięcznie: za co płaci się w księgowości, a za co nie

W ciągu dwóch tygodni napisały do mnie trzy spółki e-commerce. Jedna ma 700 zamówień miesięcznie w IdoSell i sprzedaje też na Allegro i w Empiku. Druga planuje 6 do 10 tysięcy zamówień z Allegro przez Apilo. Trzecia pracuje na BaseLinkerze. Każda zadała to samo pytanie: czy cena księgowości rośnie razem z liczbą zamówień. Odpowiadam po kolei, tak jak odpowiadam w mailach.

Zamówienie to nie dokument

Sklep sprzedający konsumentom nie wystawia faktury do każdego zamówienia. Sprzedaż za cały miesiąc przychodzi z systemu sprzedażowego jako jeden raport zbiorczy i tak ją księguję: jednym zapisem, niezależnie od tego, czy raport ma sto pozycji, czy pięć tysięcy. Faktura dla konsumenta powstaje tylko na jego życzenie, a KSeF obowiązkowo obejmuje wyłącznie faktury między firmami. Faktury B2B sklep wystawia w swoim systemie, trafiają do wFirmy i do KSeF bez mojego udziału.

Dlatego u mnie liczba faktur nie wpływa na cenę w ogóle. Nie ma pakietu „do 50 dokumentów”, nie ma stawki za dokument ponad limit, nie ma dopłaty za „dodatkowy zapis”. To nie jest obietnica z reklamy, tylko §2 Polityki Cenowej na taxpilot.pl/regulaminy, który jest częścią umowy.

Co naprawdę robi robotę w sklepie

Operacje bankowe: każda pozycja na wyciągu, którą trzeba dopasować do dokumentu albo rozrachunku. Nie liczę jednak operacji technicznych. Przelew na rachunek VAT przy split payment i z powrotem, przelew między własnymi rachunkami, prowizja bankowa i zbiorcza wypłata od operatora płatności to pozycje, które rozliczam zbiorczo i które nie wchodzą do wyceny. Wypłaty od kuriera za pobrania przychodzą zbiorczo za dzień, więc to około 22 pozycje w miesiącu, a nie jedna na zamówienie.

Operatorzy płatności: bramka w sklepie, Allegro, Empik, terminal w sklepie stacjonarnym. Każdy z nich wypłaca zbiorczo, potrąca prowizje i wystawia własny raport. Co miesiąc uzgadniam ten raport ze sprzedażą i z bankiem. Pojedyncze transakcje kartą czy BLIK-iem mnie nie interesują, interesuje mnie, czy wypłata zgadza się z raportem. Liczba operatorów ma dla ceny większe znaczenie niż liczba zamówień.

Magazyn: jeśli spółka prowadzi ewidencję ilościowo-wartościową, księguję zbiorcze zestawienia przyjęć i rozchodu z jej systemu. To stały składnik, niezależny od obrotu.

OSS: sprzedaż konsumentom w innych krajach Unii powyżej 42 000 zł rocznie oznacza ewidencję per kraj i kwartalną deklarację VIU-DO. Składnik stały, niezależnie od liczby krajów i zamówień. Szczegóły opisałem w tekście o procedurze OSS i limicie 42 000 zł.

Ludzie: 50 zł miesięcznie za osobę przy samych płacach albo 80 zł, jeśli prowadzę też kadry. Forma zatrudnienia nie ma znaczenia. Przy sklepie stacjonarnym dochodzi jeszcze kasa fiskalna jako osobny składnik, bo księguję jej raporty okresowe.

Przykład z tego tygodnia

Spółka ze sprzętem sportowym. Sklep na IdoSell, do tego Allegro i Empik, 700 zamówień we wrześniu, 20 do 30 faktur sprzedaży i tyle samo zakupowych miesięcznie, większość płatności przez bramkę, część za pobraniem. Dotychczasowe biuro liczyło 10 zł od każdej pozycji, łącznie z każdą operacją na koncie.

U mnie wyszło wstępnie 1 100 do 1 200 zł netto miesięcznie: księgowość spółki, rozliczanie trzech operatorów płatności, operacje bankowe i ewidencja magazynowa. Po otwarciu sklepu stacjonarnego z kasą i terminalem oraz zatrudnieniu pracownika około 1 300 do 1 400 zł. Wzrost z 700 do 2 000 zamówień tej kwoty nie zmienia, o ile nie rośnie liczba przelewów na wyciągu. Dokładną kwotę z rozbiciem na składniki podaję po zobaczeniu jednego wyciągu z ostatniego miesiąca.

Kiedy cena się zmienia

Liczba operacji na wyciągu ma znaczenie tylko raz, gdy wyceniam abonament na starcie. Przyjmuję średnią miesięczną. Sezon przedświąteczny i incydentalne skoki niczego nie zmieniają. Wycenę mogę zmienić dopiero wtedy, gdy skala trwale rośnie: dochodzi nowy składnik (sklep stacjonarny, pracownik, OSS, nowy operator) albo liczba operacji rośnie o ponad 20% w stosunku do przyjętej w wycenie przez trzy kolejne miesiące. Wtedy spółka dostaje mailem nową wycenę z rozbiciem na składniki z 30-dniowym wyprzedzeniem i może ją odrzucić i wypowiedzieć umowę bez konsekwencji.

Jeden warunek

Nie liczę faktur, bo ich nie przepisuję. Faktury sprzedaży B2B idą z systemu sklepu do wFirmy albo do KSeF, zakupy pobieram z KSeF, raport sprzedaży księguję zbiorczo, a wyciąg bankowy spółka wgrywa raz w miesiącu. To wymaga ustawienia integracji na starcie i trzymania się jej po stronie spółki. Jeśli część sprzedaży idzie obok systemu albo dokumenty przychodzą luzem, wracamy do ręcznej pracy i to już kosztuje. Jak to ustawiam, opisałem osobno: jak faktury ze sklepu trafiają do księgowości.

Błędy systemów sprzedażowych zdarzają się i wiem o nich: niekompletne raporty, faktury z błędnymi danymi, rozjazdy między raportem a wypłatą. Wyłapuję je przy uzgadnianiu i daję znać, ale to jest po stronie spółki jako użytkownika systemu. Poprawianie skutków, czyli korekty i ponowne rozliczenie zamkniętego okresu, to praca poza abonamentem, zawsze z wyceną przed rozpoczęciem.

O co zapytać biuro przed zmianą

1. Czy zbiorcza wypłata z Allegro albo z bramki to jedna pozycja, czy biuro rozpisuje ją na zamówienia i liczy każde.
2. Czy przeksięgowanie na rachunek VAT przy split payment jest liczone jako operacja.
3. Ile operatorów płatności jest w cenie i co dzieje się po dodaniu kolejnego marketplace'u.
4. Co dokładnie uruchamia podwyżkę i z jakim wyprzedzeniem. Jeśli odpowiedź brzmi „to zależy od liczby dokumentów”, cena z oferty jest ceną na pierwszy miesiąc.

Najczęstsze pytania

Czy przy 5 000 zamówień miesięcznie biuro rachunkowe liczy każde zamówienie?
Nie, jeśli sprzedaż konsumencka jest księgowana zbiorczo z raportu systemu sprzedażowego. Raport za miesiąc to jeden zapis, niezależnie od liczby pozycji. Na cenę wpływają operacje bankowe wymagające dopasowania, liczba operatorów płatności, magazyn, OSS, import i pracownicy.

Czy wypłaty za pobrania od kuriera są liczone jako osobne operacje?
Firmy kurierskie wypłacają pobrania zbiorczo za dzień, więc na wyciągu jest jedna pozycja dziennie, a nie jedna na zamówienie. W TaxPilot taka zbiorcza wypłata od operatora jest operacją techniczną i nie wchodzi do wyceny.

Czy split payment podnosi koszt księgowości?
W modelu od pozycji tak, bo jeden przelew z mechanizmem podzielonej płatności daje trzy pozycje na wyciągach. W TaxPilot przeksięgowania na rachunek VAT i z niego są operacjami technicznymi i nie są liczone.

Czy cena rośnie w sezonie przedświątecznym?
Nie. Abonament jest ustalony według średniej miesięcznej, a sezonowe i incydentalne wahania nie zmieniają kwoty. Zmiana jest możliwa dopiero przy nowym składniku albo wzroście liczby operacji o ponad 20% przez trzy kolejne miesiące, z 30-dniowym wyprzedzeniem.

Co jest warunkiem stałej ceny bez liczenia faktur?
Integracja systemu sprzedażowego z księgowością: faktury B2B wystawiane w systemie sklepu i przekazywane do wFirmy lub KSeF, zakupy pobierane z KSeF, sprzedaż konsumencka zbiorczo z raportu, wyciąg bankowy raz w miesiącu. Sprzedaż obok systemu i dokumenty dosyłane luzem to ręczna praca, rozliczana osobno.