Procedura OSS i limit 42 000 zł: kiedy trzeba się zarejestrować

Limit sprzedaży do konsumentów w Unii to 10 000 euro, czyli 42 000 zł netto, liczone łącznie dla wszystkich krajów członkowskich razem. Poniżej progu rozliczasz taką sprzedaż polskim VAT-em w JPK_V7. Po przekroczeniu musisz stosować stawki kraju odbiorcy i albo zarejestrować się do VAT w każdym z tych krajów, albo wejść w procedurę OSS i składać jedną deklarację w Polsce.

Czym jest OSS w jednym akapicie

OSS to jedno okienko, w którym rozliczasz zagraniczny VAT od sprzedaży do konsumentów, nie rejestrując się w ich krajach. Zamiast dwudziestu kilku rejestracji i dwudziestu kilku deklaracji składasz jedną, kwartalną, w Polsce, a urząd rozdziela pieniądze między państwa konsumpcji. Procedura unijna, ta interesująca polskie spółki, obejmuje wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość oraz usługi świadczone konsumentom z innych krajów Unii.

Jak liczyć limit

Tu popełnia się najwięcej błędów, więc trzy rzeczy wprost. Próg jest wspólny dla całej Unii od 1 lipca 2021, więc nie liczy się osobno dla Niemiec, osobno dla Czech. Jest netto. I obejmuje nie tylko towary, ale też usługi telekomunikacyjne, nadawcze i elektroniczne sprzedawane konsumentom, czyli na przykład kursy online i dostęp do aplikacji.

Transakcja, która przekracza próg, jest już opodatkowana w kraju odbiorcy w całości. Nie dzieli się jej na część przed limitem i po limicie.

Rejestracja: formularz VIU-R

Zgłoszenie składa się elektronicznie na formularzu VIU-R do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście, który obsługuje procedurę dla całej Polski niezależnie od tego, gdzie spółka ma siedzibę.

Terminy działają dwutorowo i warto to zrozumieć przed, a nie po. Zgłoszenie złożone w trakcie kwartału daje prawo do procedury od pierwszego dnia następnego kwartału. Jeżeli natomiast sprzedaż objęta procedurą już ruszyła, zgłoszenie trzeba złożyć do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu pierwszej dostawy lub usługi. Druga ścieżka jest ratunkowa i lepiej na niej nie polegać.

Deklaracja VIU-DO i płatność

Deklarację VIU-DO składa się kwartalnie, do końca miesiąca następującego po kwartale. Ten sam termin obowiązuje zapłatę podatku. Od 1 lipca 2023 termin nie przesuwa się na kolejny dzień roboczy, gdy wypada w sobotę albo w dzień wolny, co potrafi zaskoczyć przy rozliczeniu za czwarty kwartał.

Podatek płaci się w euro, na rachunek Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście, a w tytule przelewu wpisuje się unikalny numer referencyjny UNR, który dostajesz po złożeniu deklaracji. Nic poza tym numerem nie powinno się w tytule znaleźć, bo przelew bez poprawnego UNR potrafi nie zostać przypisany.

Deklarację składa się za każdy kwartał, również wtedy, gdy sprzedaży objętej procedurą w ogóle nie było. To jeden z najczęstszych powodów, dla których spółka dostaje pismo z urzędu miesiąc po kwartale bez sprzedaży.

Czego OSS nie załatwia

To jest rzecz, która zaskakuje prezesów najczęściej. W deklaracji VIU-DO nie wykazuje się podatku naliczonego. Służy ona wyłącznie do rozliczenia podatku należnego wobec poszczególnych krajów konsumpcji i nie ma w niej miejsca na VAT od zakupów.

VAT od zakupów krajowych odliczasz normalnie, w polskim JPK_V7. VAT zapłacony za granicą odzyskujesz osobną drogą, czyli procedurą VAT-REF. Sprzedaż rozliczana w OSS nie zwiększa natomiast podstawy opodatkowania w JPK_V7, choć zakupy z nią związane w tym pliku zostają.

Druga rzecz do zapamiętania: ewidencję OSS przechowuje się 10 lat od końca roku, w którym doszło do dostawy albo świadczenia usługi. To dwa razy dłużej niż zwykła dokumentacja podatkowa, więc trzymaj ją w formie, która przeżyje zmianę programu księgowego albo zmianę biura.

Ile to kosztuje w księgowości

W moich wycenach rozliczanie transakcji z kontrahentami z Unii jest osobną pozycją i wynosi 100 zł miesięcznie, niezależnie od tego, czy takich transakcji jest kilka w roku, czy kilkadziesiąt w miesiącu. Ta sama kwota pojawia się w wycenie spółki turystycznej za 759 zł, spółki e-commerce z magazynem za 1149 zł i dużego sklepu z czterema bramkami płatności za 2639 zł.

Spółka, która sprzedaje do Unii, ale progu jeszcze nie przekroczyła, nie płaci za ten obszar nic. Jedna z moich wycen to dokładnie taki przypadek: e-commerce sprzedający przez marketplace, bez własnego magazynu i bez procedury OSS, około 20 przelewów miesięcznie, 559 zł. Przy tej samej sprzedaży po przekroczeniu progu dochodzi obsługa rozliczeń unijnych i kwartalna deklaracja.

Szerzej o tym, co w handlu internetowym podnosi cenę księgowości, pisałem w tekście o tym, ile kosztuje księgowość e-commerce, a o najtańszym wariancie w artykule o księgowości dropshippingu.

Częste pytania

Ile wynosi limit sprzedaży do konsumentów w Unii?
10 000 euro, czyli 42 000 zł netto, łącznie dla wszystkich krajów członkowskich. Próg jest wspólny dla całej Unii od 1 lipca 2021 i obejmuje zarówno towary wysyłane do konsumentów, jak i usługi telekomunikacyjne, nadawcze oraz elektroniczne.

Co się dzieje po przekroczeniu progu?
Od transakcji przekraczającej limit stosujesz stawkę VAT kraju odbiorcy. Masz dwie drogi: rejestracja do VAT w każdym kraju sprzedaży albo procedura OSS i jedna deklaracja składana w Polsce. OSS jest dobrowolny, ale przy sprzedaży do kilku krajów zwykle wychodzi taniej niż lokalne rejestracje.

Jak się zarejestrować?
Formularzem VIU-R, elektronicznie, do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście. Zgłoszenie w trakcie kwartału działa od pierwszego dnia kolejnego kwartału. Jeśli sprzedaż już się zaczęła, termin to 10 dzień miesiąca po miesiącu pierwszej dostawy.

Kiedy składam deklarację i jak płacę?
VIU-DO kwartalnie, do końca miesiąca po kwartale, i w tym samym terminie płatność. Podatek w euro, w tytule przelewu numer UNR z deklaracji. Od lipca 2023 termin nie przesuwa się, gdy wypada w dzień wolny. Deklarację składasz nawet za kwartał bez sprzedaży.

Czy odliczę w OSS VAT od zakupów?
Nie. VIU-DO obejmuje wyłącznie podatek należny. Zakupy krajowe odliczasz w JPK_V7, a VAT zapłacony za granicą odzyskujesz procedurą VAT-REF.

Jak długo trzymać ewidencję OSS?
10 lat od końca roku, w którym miała miejsce dostawa albo usługa. Dłużej niż standardowa dokumentacja podatkowa, więc warto ją wydzielić.

Czy biuro potrzebuje dostępu do mojego konta bankowego?
Nie. Pracujemy na wyciągach w PDF albo CSV, przesyłanych raz w miesiącu. Żadnego logowania do banku i żadnych pełnomocnictw do rachunku. Konto zostaje po twojej stronie.