Księgowość dropshippingu: ile kosztuje i od czego zależy

Trzy spółki, wszystkie nazywają siebie sklepem internetowym. Pierwsza płaci za księgowość 559 zł, druga 759 zł, trzecia 1299 zł. Różnicy nie robi obrót ani liczba zamówień, tylko to, gdzie leży towar i kto go sprowadza. Dropshipping siedzi na samym dole tej drabiny i dlatego jest najtańszym wariantem handlu internetowego, jaki wychodzi z mojego kalkulatora.

Najpierw model, dopiero potem cena

Dropshipping to nie jeden biznes, tylko dwa różne pod względem podatkowym. Ludzie mylą je notorycznie, a konsekwencje idą przez całą księgowość.

Przy pośrednictwie dla podatnika VAT z innego kraju Unii usługa jest opodatkowana w kraju usługobiorcy, więc faktura idzie ze stawką „np." i adnotacją o odwrotnym obciążeniu. Przy sprzedaży we własnym imieniu rozliczasz się jak każdy handel towarem.

Najczęstszy problem, jaki widzę w tej branży, nie jest podatkowy tylko dokumentowy. Regulamin sklepu opisuje pośrednictwo, bo tak było w szablonie z internetu, a faktyczny przebieg transakcji to sprzedaż we własnym imieniu: klient płaci tobie, ty wystawiasz fakturę na całą kwotę, ty odpowiadasz za zwrot. Wtedy przychodem jest cała kwota, nie prowizja, i przy kontroli nikogo nie będzie interesować, co stoi w regulaminie.

Co pokazują moje wyceny

Poniżej realne kwoty z kalkulatora, ułożone od najlżejszego modelu do najcięższego. To ta sama branża, tylko inaczej poukładana.

530–590 zł: handel bez własnego magazynu

Tu mieści się klasyczny dropshipping. Spółka handlująca przez marketplace, sprzedaż B2B i B2C w kraju, bez własnego magazynu i bez procedury OSS, około 20 przelewów miesięcznie: 559 zł. Inna, przy 30 operacjach bankowych i bez importu: 590 zł. Przy dziesięciu operacjach schodzi do 530 zł. Poza bazową obsługą spółki nie ma tu za co płacić, bo nie ma magazynu do ewidencji ani odpraw celnych do rozliczenia.

759–849 zł: dochodzi magazyn i bramka płatnicza

Wystarczy, że spółka zaczyna trzymać towar u siebie i podpina jeden system płatności online, a cena rośnie o dwie pozycje. 759 zł przy 20 przelewach, własnym magazynie i jednej bramce. 849 zł przy 50 przelewach, PayU i magazynie prowadzonym metodą FIFO. To już nie jest dropshipping, tylko zwykły sklep z towarem, choćby wyglądał w internecie identycznie.

1299 zł: import na własny rachunek

Najdroższy wariant to sprowadzanie towaru z Chin samodzielnie i odsprzedawanie go na Allegro. Około 100 przelewów, konto walutowe do płatności dla dostawców, magazyn i pięć odpraw celnych miesięcznie. Sam obszar importu to 250 zł z tej kwoty, bo do każdej dostawy dochodzi faktura dostawcy, dokument SAD, VAT importowy i przewalutowanie, a wszystko musi się spiąć co do złotówki.

Wniosek jest prosty i wart policzenia przed startem: sam fakt, że nie dotykasz towaru, jest wart w księgowości jakieś 200 do 700 zł miesięcznie. Rozpisałem szerzej całą branżę w osobnym tekście o tym, ile kosztuje księgowość e-commerce.

Co zmieniło się 1 lipca 2026

Tu jest rzecz, której nie ma w większości poradników o dropshippingu, bo są starsze od tej zmiany. Unia zniosła zwolnienie z cła dla przesyłek o wartości do 150 euro i wprowadziła w zamian ryczałtowe cło 3 euro za pozycję taryfową, obejmujące towary importowane w procedurze IOSS oraz przesyłki pocztowe. Rozwiązanie jest przejściowe, docelowo ma je zastąpić unijna baza celna planowana na połowę 2028 roku.

Zestaw to z drugą datą. Od 1 lipca 2021 nie ma już zwolnienia z VAT dla przesyłek do 22 euro, więc od tamtej pory każdy import do Unii jest obciążony podatkiem niezależnie od wartości. Teraz doszło do tego cło. Model polegający na tym, że paczka leci z Chin prosto do klienta i nikt po drodze nic nie płaci, po prostu się skończył.

Dla spółki w modelu pośrednictwa zmiana jest mniej dotkliwa, bo to nie ona jest importerem. Dla spółki sprowadzającej towar na własny rachunek oznacza wyższy koszt jednostkowy i więcej dokumentów celnych, czyli dokładnie tę pozycję, która w wycenie za 1299 zł kosztowała 250 zł miesięcznie.

Kasa fiskalna: zwykle jej nie potrzebujesz

Dostawa towarów w systemie wysyłkowym, pocztą albo kurierem, jest zwolniona z ewidencji na kasie rejestrującej do końca 2027 roku. Warunki trzeba spełnić łącznie: zapłata musi wpłynąć w całości przez pocztę, bank albo SKOK, a z ewidencji i dowodów zapłaty musi jednoznacznie wynikać, jakiej czynności dotyczyła i na czyją rzecz.

Pierwsze pobranie gotówką przy odbiorze psuje ten warunek. Jeśli planujesz wysyłkę za pobraniem, policz kasę w kosztach od początku, zamiast odkrywać to po fakcie.

Kiedy wchodzi VAT OSS

Dopóki sprzedaż do konsumentów w innych krajach Unii nie przekroczy 10 000 euro, czyli 42 000 zł netto liczonych łącznie dla wszystkich krajów, rozliczasz ją polskim VAT-em w JPK_V7, tak jak sprzedaż krajową. Po przekroczeniu progu trzeba stosować stawki kraju odbiorcy i albo zarejestrować się w każdym z tych krajów osobno, albo wejść w procedurę OSS i składać jedną deklarację.

Próg jest wspólny dla całej Unii od lipca 2021 i liczy się narastająco, więc przy rosnącej sprzedaży warto go pilnować w trakcie roku, a nie po fakcie.

Częste pytania

Ile kosztuje księgowość dropshippingu w spółce z o.o.?
Najczęściej 530–590 zł netto miesięcznie, o ile spółka nie ma własnego magazynu i nie importuje towaru na swój rachunek. Własny magazyn i jedna bramka płatnicza podnoszą cenę do okolic 760–850 zł, a import spoza UE z odprawami celnymi do około 1300 zł.

Pośrednictwo czy sprzedaż we własnym imieniu?
W pośrednictwie przychodem jest sama prowizja, towar nie przechodzi ani przez przychody, ani przez koszty, a VAT liczysz od prowizji. We własnym imieniu przychodem jest cała kwota od klienta i rozliczasz się jak przy zwykłej dostawie towaru. Decyduje faktyczny przebieg transakcji, nie treść regulaminu.

Czy dropshipping z Chin nadal się opłaca?
Rachunek się zmienił. Od 1 lipca 2026 nie ma zwolnienia z cła dla przesyłek do 150 euro, w zamian obowiązuje przejściowe cło 3 euro za pozycję taryfową. VAT od importu obowiązuje bez żadnego progu od lipca 2021. Marża liczona na starych założeniach jest dziś policzona źle.

Czy przy dropshippingu potrzebna jest kasa fiskalna?
Zwykle nie, bo sprzedaż wysyłkowa jest zwolniona do końca 2027 roku przy zapłacie w całości przez pocztę, bank lub SKOK i przy ewidencji pozwalającej powiązać wpłatę z konkretną transakcją. Pobranie gotówkowe to zwolnienie wyłącza.

Od kiedy muszę wejść w OSS?
Po przekroczeniu 10 000 euro, czyli 42 000 zł netto sprzedaży do konsumentów w Unii, licząc łącznie wszystkie kraje. Poniżej progu rozliczasz polskim VAT-em w JPK_V7.

Czy biuro potrzebuje dostępu do mojego konta bankowego?
Nie. Pracujemy na wyciągach w PDF albo CSV, przesyłanych raz w miesiącu. Żadnego logowania do banku i żadnych pełnomocnictw do rachunku. Klienci pytają o to przy prawie każdej wycenie, więc mówię wprost: konto zostaje po twojej stronie.