Cena od dokumentu czy stała? Policzmy to na jednym sklepie

W cenniku biura stoi 490 zł. W listopadzie ten sam klient dostaje fakturę na 1370 zł i nikt go nie oszukał, bo podpisał umowę, w której tak właśnie policzono cenę. Poniżej pokazuję cały rok takiego rozliczenia, miesiąc po miesiącu.

Bohaterem jest sklep internetowy z sezonem przedświątecznym. Liczby są przykładowe, ułożone na proporcjach, które widzę u klientów z handlu, ale cennik jest typowy dla rynku: pakiet do 40 dokumentów za 490 zł, każdy kolejny dokument po 11 zł.

Rok w modelu od dokumentu

Średnia miesięczna wychodzi 806 zł. W cenniku na stronie nadal widnieje „od 490 zł" i to zdanie jest prawdziwe. Prawdziwe jest też 1370 zł w listopadzie. Różnica polega na tym, która z tych liczb trafia do reklamy, a która na przelew.

Zwróć uwagę na moment, w którym rachunek rośnie najmocniej. To nie jest miesiąc, w którym spółka ma problem. To miesiąc, w którym sprzedaje najlepiej w całym roku i najbardziej potrzebuje gotówki na towar.

Za co właściwie płacisz w tym modelu

Stawka za sztukę wycenia przekładanie papierów: odebranie faktury mailem, wydrukowanie, wpisanie do systemu, wpięcie do segregatora. Dwadzieścia lat temu to była uczciwa miara pracy, bo ktoś faktycznie siedział i przepisywał.

Tyle że od 1 lutego 2026 każdy podatnik VAT odbiera faktury zakupowe przez Krajowy System e-Faktur, a od 1 kwietnia obowiązek wystawiania w KSeF objął małe i średnie firmy. Dokumenty wpadają do programu księgowego same, opisane strukturą XML. Trzydzieści faktur sprzedaży czy sto dwadzieścia to dla systemu różnica kilku minut i jednego kliknięcia.

Pracochłonność nie zniknęła, tylko przeniosła się gdzie indziej. Największą część miesiąca zjada u nas rozliczanie płatności: wyciągi z kilku rachunków, płatności z bramek, zwroty, prowizje, rozrachunki z kontrahentami, które nie chcą się spiąć. Potem kadry, bo każdy etat to osobny cykl pracy niezależnie od tego, ile spółka wystawiła faktur. Na końcu specyfika branży: import spoza Unii, magazyn, kasy fiskalne, transakcje unijne.

Sklep z importem z Chin i płatnościami z trzech bramek to zupełnie inna robota niż konsultant IT z dziesięcioma fakturami miesięcznie. Bywa, że liczba dokumentów wychodzi u nich podobna. Czas pracy różni się kilkukrotnie i żadna stawka za sztukę tego nie pokaże.

Ten sam sklep przy stałej cenie

U nas cena bierze się z tego, co realnie robi robotę. Baza to 499 zł, a do niej dochodzą składniki, które da się policzyć na palcach przy pierwszej rozmowie: liczba operacji bankowych, etaty, kasy fiskalne, import, magazyn, transakcje unijne.

Sklep z symulacji ma import spoza Unii i magazyn, więc jego wycena to 499 zł bazy plus 100 zł za import i 100 zł za magazyn. Razem 699 zł miesięcznie, w lutym i w listopadzie tak samo. Rocznie 8388 zł zamiast 9675 zł, czyli o 1287 zł mniej, przy tej samej obsłudze.

Widzisz haczyk? W lutym stała cena wygląda drożej i właśnie dlatego model od dokumentu tak dobrze sprzedaje. Klient porównuje pierwszy miesiąc, nie dwunasty. Decyzję podejmuje w martwym sezonie, a płaci w szczycie.

Kiedy stawka za sztukę jest w porządku

Nie twierdzę, że to zawsze pułapka. Przy mikrospółce ze stałym, niskim wolumenem, która co miesiąc mieści się w pakiecie i nie ma sezonowości, różnica między modelami znika. Tyle że wtedy stała cena wychodzi mniej więcej tyle samo. Skoro tak, to po co ci na fakturze element losowy.

Drugi uczciwy wariant to sytuacja, w której biuro dolicza za rzeczy realnie zwiększające pracę: nowy etat, kolejny rachunek bankowy do rozliczania, rejestrację do VAT UE. To ma sens, bo cena idzie za nakładem pracy, a nie za liczbą kartek. My robimy dokładnie to samo, tylko ustalamy to raz, na starcie, i klient wie, ile płaci przez cały rok.

Jedno pytanie, które warto zadać

Zanim podpiszesz umowę, poproś biuro o symulację: ile zapłacę w miesiącu, w którym sprzedam dwa razy więcej niż zwykle. Pytanie jest niewinne, a odpowiedź mówi wszystko.

Jeśli po drugiej stronie pada konkretna kwota, jesteś w domu. Jeśli zaczyna się szukanie tabelki ze stawkami za sztukę i zdanie „to zależy od liczby dokumentów", już wiesz, jaki rachunek przyjdzie po najlepszym miesiącu w roku. Przy okazji sprawdź w umowie definicję dokumentu. W niektórych cennikach dokumentem jest też każda pozycja wyciągu bankowego, co przy sklepie z płatnościami online potrafi podwoić licznik.

Osobno dopytaj, co jest poza abonamentem niezależnie od modelu. Sprawozdanie finansowe, korekty deklaracji, obsługa kontroli i pełnomocnictwa bywają liczone dodatkowo w obu wariantach. Rozpisałem te dopłaty w tekście o ukrytych kosztach biura rachunkowego.

Najczęstsze pytania

Co dokładnie liczy się jako dokument?
To zależy od umowy i tu leży najwięcej niespodzianek. U jednych będzie to faktura sprzedaży i zakupu, u innych także pozycja wyciągu bankowego, raport z kasy fiskalnej albo lista płac. Poproś o definicję na piśmie przed podpisem, bo od niej zależy cała reszta rachunku.

Czy po wejściu KSeF ceny księgowości powinny spaść?
Same z siebie nie spadną, bo praca się nie skończyła, tylko przesunęła na rozliczanie płatności i kontrolę poprawności danych. Zmienia się natomiast miara: liczenie ceny od liczby faktur ma dziś dużo mniej wspólnego z nakładem pracy niż pięć lat temu.

Czy stała cena może się w trakcie roku zmienić?
U nas zmienia się wtedy, kiedy zmienia się zakres: dochodzi etat, kolejny rachunek do rozliczania, magazyn albo rejestracja do VAT UE. Sam wzrost sprzedaży nie podnosi ceny. Warto sprawdzić w umowie, czy biuro opisuje takie sytuacje wprost, czy zostawia sobie furtkę „zmiana po analizie".

Przechodzę do innego biura w trakcie roku, to problem?
Nie, przejęcie w środku roku jest normalną operacją. Trzeba przenieść księgi, uzgodnić salda i wymienić pełnomocnictwa, a przy zmianie po nieudanej współpracy dochodzi sprawdzenie zaległości. Opisałem to w poradniku o zmianie biura rachunkowego.