Sprawozdanie finansowe spółki: trzy terminy, a nie jeden

Co roku w czerwcu odbieram telefony od prezesów, którym poprzednie biuro zrobiło sprawozdanie w marcu i na tym temat się skończył. Nikt im nie powiedział, że sporządzenie to dopiero pierwszy z trzech terminów, a dwa następne obciążają zarząd, nie księgowego.

Rozmowa zwykle wygląda tak samo. Prezes ma w mailu plik XML sprzed trzech miesięcy, nie ma uchwały o zatwierdzeniu, nie ma potwierdzenia wysyłki do KRS i właśnie dostał z sądu wezwanie. Poniżej cała ścieżka po kolei, z terminami, podpisami i tym, co faktycznie robi sąd rejestrowy, gdy dokumentów nie ma.

Trzy terminy przy roku obrotowym równym kalendarzowemu

Zatwierdzenie 30 czerwca daje ostatni dzień na wysyłkę 15 lipca. Sporządzenie od lat odbywa się wyłącznie elektronicznie, w strukturze XML, z podpisami elektronicznymi. Wydruk z segregatora nie jest sprawozdaniem finansowym, choćby był ładnie oprawiony.

Osobno biegnie CIT-8, do końca trzeciego miesiąca po zakończeniu roku podatkowego, czyli u większości spółek również do 31 marca. To dwie różne sprawy, choć wychodzą z tych samych ksiąg i w tym samym tygodniu.

Do KRS idzie komplet, nie sam plik z bilansem: sprawozdanie, uchwała o zatwierdzeniu, uchwała o podziale zysku albo pokryciu straty, a przy spółkach badanych także sprawozdanie biegłego. Zgłoszenie przez Repozytorium Dokumentów Finansowych jest bezpłatne. Spółka wpisana do KRS nie wysyła już nic osobno do urzędu skarbowego, bo dane trafiają tam z repozytorium.

Kto podpisuje i dlaczego to się sypie w marcu

Sprawozdanie podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg, czyli w praktyce biuro, oraz kierownik jednostki, czyli zarząd. Przy zarządzie wieloosobowym nie trzeba zbierać wszystkich podpisów pod samym plikiem. Wystarczy podpis jednego członka zarządu, jeżeli pozostali złożą oświadczenia, że sprawozdanie spełnia wymagania ustawy o rachunkowości.

To rozwiązanie ratuje spółki z zarządem rozsianym po kraju albo za granicą, ale ma swoje zasady. Oświadczenie może być papierowe z podpisem odręcznym albo elektroniczne z podpisem kwalifikowanym, zaufanym lub osobistym. Ministerstwo Finansów nie opublikowało wzoru, natomiast z treści musi wynikać, o które sprawozdanie chodzi, więc wskazuje się datę i godzinę podpisu złożonego przez osobę prowadzącą księgi. Odmowa złożenia oświadczenia jest traktowana jak odmowa podpisu i wymaga pisemnego uzasadnienia, które dołącza się do sprawozdania. Dokumenty z oświadczeniami przechowuje spółka.

W praktyce najczęściej blokuje coś znacznie prostszego: prezes nie ma żadnego podpisu elektronicznego. Profil zaufany załatwia się przez bankowość internetową w kwadrans, tylko lepiej zrobić to w lutym niż 30 marca po południu, kiedy okazuje się, że numer telefonu w banku jest stary i autoryzacja nie przechodzi.

Co się dzieje, gdy sprawozdanie nie trafi do KRS

To nie jest straszak z broszury. Ustawa o rachunkowości przewiduje za niezłożenie sprawozdania grzywnę albo karę ograniczenia wolności, a odpowiada za to kierownik jednostki osobiście, nie spółka jako taka.

Równolegle działa sąd rejestrowy. Postępowanie przymuszające zaczyna się od wezwania do złożenia dokumentów w wyznaczonym terminie. Jeżeli spółka nie reaguje, sąd nakłada grzywnę do 15 tys. zł i może ją ponawiać, aż do miliona złotych łącznie w jednej sprawie. Grzywnę płaci członek zarządu z własnej kieszeni.

Najgorszy scenariusz jest na końcu tej ścieżki. Gdy mimo wezwań brakuje sprawozdań za dwa kolejne lata obrotowe, sąd wszczyna z urzędu postępowanie o rozwiązanie spółki bez postępowania likwidacyjnego. Widziałem spółkę, która o takim postępowaniu dowiedziała się od banku przy odnawianiu limitu w rachunku, bo bank czytał KRS uważniej niż zarząd.

W rządzie leży projekt nowelizacji ustawy o KRS, który ma zastąpić grzywny wzmianką wpisywaną do rejestru, a po roku od jej ujawnienia otwierać drogę do wykreślenia spółki. Przepisy nie weszły w życie i mówi się o 2027 roku, więc dziś obowiązuje mechanizm opisany wyżej. Kierunek jest za to czytelny: zamiast karać pieniędzmi, państwo chce pokazywać zaległość publicznie, tam gdzie zaglądają banki i kontrahenci.

Ile ta usługa powinna kosztować

Uczciwa odpowiedź brzmi: osobno od abonamentu. Zamknięcie roku to realna dodatkowa praca, kilka dni na spółkę przy wszystkich uzgodnieniach sald, inwentaryzacji i podatku odroczonym. U nas kosztuje równowartość jednego miesięcznego abonamentu, raz w roku, a klient słyszy o tym przy podpisywaniu umowy, nie w marcu.

Jeżeli Twoje biuro twierdzi, że robi sprawozdanie w cenie, zajrzyj do umowy. Zwykle okazuje się jedno z dwóch: albo abonament jest po prostu wyższy przez cały rok, albo faktura za zamknięcie roku dopiero przyjdzie. Sam mechanizm dopłat opisałem szerzej w tekście o ukrytych kosztach biura rachunkowego.

Checklist prezesa na koniec roku

1. Mam profil zaufany albo podpis kwalifikowany, sprawdzony w lutym, nie w marcu.
2. Wiem, kiedy biuro planuje zamknąć księgi i co jest po mojej stronie.
3. Zgromadzenie wspólników zaplanowane przed 30 czerwca, z zaproszeniami wysłanymi w terminie z umowy spółki.
4. Uchwała o wyniku przygotowana: dywidenda, kapitał zapasowy albo pokrycie straty.
5. Przy zarządzie wieloosobowym zebrane oświadczenia pozostałych członków, jeżeli podpisuje tylko jedna osoba.
6. Potwierdzenie złożenia do repozytorium w skrzynce, a nie zapewnienie „na słowo".

U nas pilnowanie tych dat jest częścią obsługi. Klient dostaje przypomnienie z wyprzedzeniem i gotowe dokumenty do podpisu, zamiast wiadomości „proszę pamiętać o sprawozdaniu" wysłanej 28 czerwca.

Najczęstsze pytania

Do kiedy spółka musi złożyć sprawozdanie do KRS?
W ciągu 15 dni od zatwierdzenia. Przy roku kalendarzowym i zatwierdzeniu 30 czerwca ostatnim dniem jest 15 lipca. Wcześniejsze zatwierdzenie przesuwa ten termin do przodu, bo liczy się data uchwały, a nie koniec czerwca.

Czy sprawozdanie musi podpisać cały zarząd?
Nie. Wystarczy podpis jednego członka zarządu, jeżeli pozostali złożą oświadczenia, że sprawozdanie spełnia wymagania ustawy. Odmowa oświadczenia działa tak samo jak odmowa podpisu i wymaga pisemnego uzasadnienia.

Co, jeżeli spółka nie prowadziła działalności?
Sprawozdanie i tak trzeba sporządzić, zatwierdzić i złożyć. Spółka bez przychodów składa je z zerami, a sąd rejestrowy nie traktuje braku działalności jako usprawiedliwienia.

Czy spóźnione sprawozdanie da się jeszcze złożyć?
Tak i zawsze warto to zrobić, nawet po wezwaniu z sądu. Złożenie zaległych dokumentów jest podstawą do umorzenia postępowania przymuszającego i zamyka drogę do rozwiązania spółki z urzędu.