Ile kosztuje księgowość spółki z o.o. w 2026 roku?

W zeszłym tygodniu wyceniałem trzy spółki. Broker ubezpieczeniowy z jednym pracownikiem: 669 zł. Informatyk, sam na powołaniu, kilka faktur: 559 zł. Firma usługowa z importem usług z Niemiec i trzema zleceniobiorcami: 949 zł. Trzy firmy, trzy różne ceny. I o tym jest ten tekst: skąd się bierze cena księgowości spółki i kiedy ktoś próbuje cię na niej ograć.

Widełki na 2026 rok, bez ściemy

Spółka z o.o. prowadzi pełne księgi rachunkowe. Nie da się tego robić za 200 zł, choćby ktoś bardzo obiecywał. Z mojej praktyki (wyceniam kilkanaście spółek tygodniowo, kalkulatorem i ręcznie) rynek w 2026 wygląda tak:

Widzisz ofertę „pełna księgowość 299 zł"? Zapytaj, co jest w środku. Zwykle: pięć dokumentów, zero kadr, sprawozdanie roczne płatne osobno. Realny miesiąc wychodzi trzy razy drożej.

Za co naprawdę płacisz

Nie za faktury. To trzeba powiedzieć wprost, bo połowa cenników w Polsce wciąż liczy „od dokumentu", a od kwietnia 2026 faktury wpadają do systemów księgowych same, przez KSeF. Trzydzieści czy trzysta sztuk: dla dobrze poukładanego biura podobna robota.

To co kosztuje?

• Przelewy. Każdą operację na koncie firmowym ktoś musi zaksięgować i dopasować do dokumentu. Dwadzieścia przelewów miesięcznie to inna liga niż dwieście. Dziś to główny koszt pracy księgowego, nie papier.
• Ludzie na pokładzie. Lista płac, ZUS, PIT-y, akta. Każdy zatrudniony to stała, comiesięczna robota, niezależnie od tego, ile firma fakturuje.
• Branża. Budowlanka i produkcja rozliczają koszty na budowy i projekty, magazyn wymaga ewidencji, import odpraw. Tego nie widać w cenniku, ale widać w godzinach pracy.
• Zagranica. Konta walutowe, kontrahenci z UE, estoński CIT. Każda z tych rzeczy dokłada rozliczeń.

Ten broker za 669 zł? Baza plus kadry jednej osoby plus trzydzieści przelewów. Firma z importem za 949? Dochodzą rozliczenia unijne i konta w euro. Żadnej magii, sama pracochłonność.

Cztery zagrywki cenowe, które znam z rozmów z prezesami

1. „Od 199 zł" z gwiazdką. Cena obejmuje np. 5 dokumentów. Przy twojej normalnej skali robi się 600. Zawsze pytaj o cenę przy TWOICH liczbach, nie o cenę „od".
2. Dopłata za KSeF. Serio, widziałem cenniki z osobną pozycją za obowiązkowy system państwowy. To tak, jakby restauracja liczyła ekstra za talerz.
3. Sprawozdanie roczne, o którym dowiadujesz się w marcu. Sporządzenie i złożenie rocznego sprawozdania to osobna praca i większość biur liczy ją osobno. My też: u nas to równowartość jednego miesięcznego abonamentu, raz w roku, i słyszysz o tym przy podpisywaniu umowy. Pułapka nie polega na tym, że to kosztuje. Polega na tym, że niektórzy mówią ci o tym dopiero fakturą.
4. Rotacja opiekuna. W dużych platformach księgowy zmienia się co kilka miesięcy i za każdym razem opowiadasz firmę od zera. W cenniku tego nie ma. W twoim kalendarzu jest.

Częste pytania

Mała spółka może płacić mniej niż 500 zł?
Przy uczciwym zakresie rzadko. Nawet spółka bez działalności składa sprawozdanie i deklaracje, a za błędy odpowiada zarząd. Bardzo tania oferta zwykle oznacza, że część obowiązków zostaje po twojej stronie. Dowiadujesz się o tym przy pierwszej kontroli.

A spółka nieaktywna, „na przeczekanie"?
Od 300 do 500 zł miesięcznie albo roczny ryczałt. Obowiązki sprawozdawcze nie znikają dlatego, że firma nie fakturuje.

Stała cena czy od dokumentów?
Po wejściu KSeF: stała, dopasowana do skali. Pod jednym warunkiem. Biuro musi tę skalę najpierw realnie zbadać, a nie strzelić kwotą z sufitu i „doregulować" dopłatami.