Jak zmienić biuro rachunkowe? Krok po kroku, bez utraty ciągłości

Najczęstsze zdanie, jakie słyszę od prezesów: „zmieniłbym biuro, ale boję się, że coś zaginie". Rozumiem ten strach. I powiem od razu: przejmuję spółki z innych biur regularnie, cały proces trwa zwykle 5 do 7 dni roboczych, a twoja rola sprowadza się do podpisania dwóch dokumentów. Reszta to robota między biurami, nie twoja.

Kiedy w ogóle zmieniać

Nie zmienia się biura dla sportu. Ale są sygnały, po których nie warto czekać do końca roku:

• odpowiedź na maila zajmuje im tydzień, a na wezwanie z urzędu reagujesz ty, nie oni,
• na fakturze co miesiąc inna kwota i nikt nie umie wyjaśnić dlaczego,
• kolejny raz słyszysz „pani Kasia już u nas nie pracuje" i opowiadasz firmę od zera,
• dowiadujesz się o zaległości z pisma z ZUS, nie od księgowej.

Jedno z tych zdań brzmi znajomo? Czytaj dalej.

Mit, który trzyma ludzi w złych biurach

„Zmiana w trakcie roku popsuje mi księgi". Nieprawda. Księgi rachunkowe prowadzi się w sposób ciągły niezależnie od tego, kto je prowadzi. Nowe biuro przejmuje zapisy, salda i dokumenty na konkretny dzień, najczęściej na pierwszy dzień miesiąca, i jedzie dalej. Urząd skarbowy nie dostaje żadnego sygnału alarmowego. Zmiana biura to dla urzędu zwykła aktualizacja pełnomocnictwa, nic więcej.

Cały proces w sześciu krokach

1. Sprawdź wypowiedzenie w obecnej umowie Standard to miesiąc, bywa trzy. Liczy się zwykle od końca miesiąca kalendarzowego. To jedyna rzecz, którą warto sprawdzić PRZED podjęciem decyzji, bo ustawia całą resztę w kalendarzu.
2. Wybierz nowe biuro i podpisz umowę Zanim podpiszesz, zadaj te same pytania, na których wyłożyło się stare biuro: kto konkretnie prowadzi księgi, co dokładnie jest w cenie, kto odpowiada przed US. Mam na to gotową listę siedmiu pytań, podsyłam ją każdemu, kto pobiera u nas wycenę mailem.
3. Złóż wypowiedzenie Krótkie pismo, mail z potwierdzeniem odbioru wystarczy. Bez tłumaczenia się. Dobre biuro przyjmie to profesjonalnie, złe... cóż, właśnie dlatego odchodzisz.
4. Resztę robi nowe biuro I tu ważna rzecz: to nie ty nosisz segregatory. Nowe biuro kontaktuje się ze starym, umawia przekazanie, odbiera bazy księgowe, rejestry VAT, ewidencje, akta pracowników. Jeśli nowe biuro każe ci to organizować samodzielnie, wybrałeś źle.
5. Protokół przekazania Dokument, który spina całość: bilans otwarcia, salda kont, wykaz przekazanych rejestrów i dokumentów. Twój podpis, podpisy biur, data graniczna. Od tej daty odpowiedzialność jest po nowej stronie. Trzymaj kopię.
6. Nowe pełnomocnictwo UPL-1 Podpisujesz druk (można elektronicznie), nowe biuro składa go do urzędu i od tego momentu to ono rozmawia z US w twoim imieniu. Stare pełnomocnictwo się odwołuje. Koniec procesu.

Trzy rzeczy, których dopilnuj osobiście

Proces jest po stronie biur, ale trzy rzeczy warto mieć na oku samemu.

Po pierwsze: dostępy. KSeF, bankowość (jeśli biuro miało podgląd), systemy kadrowe. Stare biuro traci dostępy, nowe je dostaje. Po drugie: protokół z konkretną datą graniczną, bo to ona rozstrzyga, kto odpowiada za który okres. Po trzecie: jeśli stare biuro zwleka z wydaniem dokumentów, przypomnij im na piśmie, że dokumentacja jest własnością spółki. Działa w 9 przypadkach na 10. Ten dziesiąty też się rozwiązuje, tylko mniej przyjemnie.

Ile to kosztuje

U nas: nic. Przejęcie spółki z innego biura robimy w ramach startu współpracy, łącznie z kontaktem ze starym biurem i weryfikacją bilansu otwarcia. Jeśli jakieś biuro liczy za „wdrożenie" osobne pieniądze, policz to sobie do pierwszego roku współpracy i porównaj oferty uczciwie.

Najczęstsze pytania

Ile trwa zmiana biura rachunkowego?
Samo przejęcie ksiąg to u mnie zwykle 5 do 7 dni roboczych. Kalendarz całości ustawia okres wypowiedzenia w starej umowie: standardowo miesiąc, liczony od końca miesiąca kalendarzowego.

Czy można zmienić biuro rachunkowe w trakcie roku?
Można. Księgi prowadzi się w sposób ciągły, nowe biuro przejmuje zapisy i salda na konkretny dzień, najczęściej pierwszy dzień miesiąca. Urząd nie dostaje żadnego sygnału alarmowego, zmienia się tylko pełnomocnictwo.

Co z dokumentami, które ma stare biuro?
Dokumentacja jest własnością spółki, nie biura. Odbiera ją nowe biuro, a przekazanie spina protokół z datą graniczną, saldami kont i wykazem rejestrów. Od tej daty odpowiedzialność jest po nowej stronie.

Ile kosztuje przejęcie ksiąg przez nowe biuro?
U nas nic: przejęcie z innego biura, kontakt ze starym biurem i weryfikacja bilansu otwarcia wchodzą w start współpracy. Jeśli biuro liczy osobno za wdrożenie, dolicz to do pierwszego roku współpracy i porównuj oferty uczciwie.