Ile kosztuje księgowość spółki z pracownikami?

Trzy wyceny z mojego kalkulatora. Spółka usługowa, dwie osoby na etacie: 719 zł. Firma przygotowująca dokumentacje, cztery osoby i kasa fiskalna: 909 zł. Restauracja, pięć osób na pokładzie i dwie kasy: 1600 zł. Zatrudnianie to obok operacji bankowych główny czynnik ceny księgowości. Pokazuję dokładnie, jak liczy się ta część.

Widełki na 2026 rok

Jedno rozróżnienie, które warto znać, bo od niego zależy spora część ceny. Obsługa płacowa to lista płac, ZUS i zaliczki PIT: rozliczanie wypłat. Pełne kadry i płace to dodatkowo cała dokumentacja pracownicza: akta osobowe, umowy, świadectwa, urlopy, badania. Płacowa jest tańsza. Pełne kadry zdejmują z firmy więcej, ale kosztują odpowiednio do pracy.

Trzy prawdziwe wyceny, z rozbiciem

719 zł — usługi, dwie osoby na umowie o pracę. Baza spółki 499 zł, około 20 przelewów miesięcznie i pozycja kadrowo-płacowa za dwa etaty: 160 zł. Tyle naprawdę kosztuje „mamy dwóch pracowników".

909 zł — cztery osoby, kasa fiskalna i reklamy z zagranicy. Jedna osoba na etacie, trzy na zleceniach: pozycja płacowa 200 zł. Do tego kasa fiskalna i rozliczanie faktur od Google i Mety, czyli import usług z UE. Klient myślał, że reklamy to „koszt jak każdy inny". W VAT nie jest.

1600 zł — restauracja, pięć osób, dwie kasy, 200 operacji. Gastronomia łączy wszystko, co pracochłonne: zespół z rotacją, kasy z raportami dobowymi i dużo drobnych płatności. To nie jest drogo „bo gastronomia". To jest cena tej konkretnej ilości pracy.

Od czego zależy pozycja kadrowa

• Liczba osób. Każda to osobna lista płac, składki i PIT, co miesiąc, niezależnie od przychodów firmy.
• Forma umów. Etat, zlecenie, dzieło: każda forma rozlicza się inaczej. Sześć umów cywilnoprawnych z pełnymi kadrami wyceniłem niedawno na 480 zł miesięcznie w spółce artystycznej.
• Zakres. Sama obsługa płacowa czy pełne kadry z dokumentacją. Różnica bywa dwukrotna.
• Rotacja. Zatrudnienia i zwolnienia to dodatkowa praca dokumentacyjna. Stały zespół jest tańszy w obsłudze niż zmieniający się co kwartał.

A prezes? Jeśli pracuje na powołaniu członka zarządu, w pozycji kadrowej kosztuje zero. Nie ma listy płac, nie ma akt. Dlatego mikrospółki z samym zarządem są najtańsze w obsłudze.

Częste pytania

Ile kosztuje księgowość spółki z pracownikami w 2026?
Z 1–2 osobami: 650–850 zł netto miesięcznie. Z zespołem 3–5 osób: 850–1300 zł. Przy pełnych kadrach i umowach mieszanych: 1000–1700 zł.

Ile dolicza jeden pracownik?
W moich wycenach dwa etaty to pozycja 160 zł, cztery osoby (etat plus zlecenia) 200 zł, a pełne kadry sześciu osób na umowach cywilnoprawnych 480 zł. Widełek „za sztukę" nie podaję, bo forma umowy i zakres znaczą więcej niż sama liczba głów.

Prezes na powołaniu kosztuje w kadrach?
Nie. Powołanie nie generuje listy płac ani dokumentacji, więc w pozycji kadrowej jest go zero.

Czy biuro potrzebuje dostępu do konta, żeby robić przelewy wypłat?
Nie. Przygotowujemy listę płac i kwoty, a przelewy robi firma. Księgujemy z wyciągów (PDF albo CSV) przesyłanych raz w miesiącu, bez logowania do banku i bez pełnomocnictw.