Opłata od pozycji księgowej w sklepie internetowym: ile naprawdę kosztuje wzrost sprzedaży

Prezes sklepu z 700 zamówieniami miesięcznie napisał mi, że musi „każdy swój krok planować wokół kosztów księgowości, żeby wyjść na plus”. Jego biuro liczy 10 zł od każdej pozycji księgowej. Pozycją jest faktura, ale też każda operacja na koncie bankowym. Rozpisuję poniżej, co to oznacza przy rosnącej sprzedaży, bo ten model jest w biurach rachunkowych standardem, a mało kto liczy go do końca.

Jak liczy się „pozycja”

Faktura zakupu to pozycja. Faktura sprzedaży to pozycja. Przelew to pozycja. W tym miejscu zaczyna się problem, bo sklep internetowy generuje przelewy w sposób, którego spółka usługowa nie zna.

Split payment: kontrahent płaci fakturę z mechanizmem podzielonej płatności. Na wyciągach pojawia się przelew przychodzący, przeksięgowanie VAT na rachunek VAT, a potem przeksięgowanie z rachunku VAT przy własnej płatności. Trzy pozycje do jednej faktury. Razem z fakturą 40 zł za jedną transakcję.

Rachunek za telefon: 50 zł dla operatora i 20 zł dla biura, bo faktura plus przelew. Abonament SaaS za 99 zł sprzedany klubowi sportowemu: faktura plus wpłata, 20 zł dla biura, czyli jedna piąta przychodu. Wpłata od klienta zwykłym przelewem zamiast przez bramkę: 10 zł. Zwrot za odesłany towar: 10 zł. Każda wypłata z Allegro, PayU czy od kuriera: 10 zł.

Rachunek dla sklepu z 700 zamówieniami

Liczby poniżej są przykładowe, ułożone na proporcjach, które widzę w sklepach sprzedających przez własną stronę i marketplace'y. Stawka 10 zł za pozycję jest realna, z oferty biura, od którego ten sklep chce odejść.

W tym rachunku nie ma jeszcze pracownika, kasy fiskalnej ani sprzedaży zagranicznej. Nie ma też rocznego sprawozdania. Jest za to coś, co widać dopiero po rozpisaniu: prawie połowa kwoty przy 2 000 zamówień to przelewy od klientów i zwroty, czyli pozycje, których liczba rośnie dokładnie tak szybko jak sprzedaż. Biuro w tym modelu zarabia na wzroście sklepu więcej niż sklep.

Za co właściwie płaci się w tym modelu

Stawka za pozycję wycenia przepisywanie. Dwadzieścia lat temu ktoś faktycznie siedział nad każdą fakturą. Dziś faktury zakupowe spółka odbiera przez KSeF, faktury sprzedaży wystawia system sklepu, a zbiorcza wypłata od operatora to jedna linijka na wyciągu, którą uzgadnia się z raportem, nie z 300 zamówieniami. Przeksięgowanie na rachunek VAT nie wymaga żadnej decyzji księgowego. Model od pozycji liczy pracę, której już nie ma, i pomija tę, która została: uzgadnianie operatorów, magazyn, OSS, kadry.

Ten sam sklep przy cenie od pracochłonności

U mnie cena bierze się z tego, co naprawdę zajmuje czas. Baza 499 zł, a do niej składniki: operacje bankowe według średniej miesięcznej, ale bez operacji technicznych, operatorzy płatności, magazyn, OSS, import, osoby na kadrach. Split payment, przelewy między własnymi rachunkami, prowizje i zbiorcze wypłaty od operatorów nie są liczone wcale. Liczba faktur nie jest parametrem wyceny i nie jest przesłanką podwyżki, tak stoi w Polityce Cenowej.

Sklep z przykładu dostał ode mnie wstępnie 1 100 do 1 200 zł netto miesięcznie, przy trzech operatorach płatności i magazynie. Co ważniejsze, przejście z 700 na 2 000 zamówień nie zmienia tej kwoty samo z siebie. Zmienia ją dopiero trwały wzrost liczby operacji na wyciągu o ponad 20% przez trzy kolejne miesiące, i to z 30-dniowym wyprzedzeniem oraz prawem do wypowiedzenia. W tabeli wyżej wzrost sprzedaży o 185% podniósł rachunek od pozycji o 55%. U mnie podniósłby go tylko składnik operacji bankowych, jeśli przelewów bezpośrednich i zwrotów naprawdę przybyło.

Uczciwie: przelewy bezpośrednie od klientów i zwroty liczę tak jak każde biuro, bo każdy trzeba dopasować do zamówienia. Dlatego sklepom radzę jedno: płatności kierować do bramki i do pobrania, a zwroty robić przez operatora, nie z konta. To obniża koszt księgowości niezależnie od tego, kto ją prowadzi.

Jak porównać dwie oferty

1. Wziąć wyciąg z ostatniego miesiąca i policzyć pozycje: przelewy od klientów, zwroty, wypłaty operatorów, przeksięgowania VAT. Tę liczbę pomnożyć przez stawkę biura.
2. Dodać faktury sprzedaży i zakupu. Dopiero ta suma jest ceną z oferty „od 490 zł”.
3. Zrobić to samo dla miesiąca sprzed roku. Różnica pokazuje, ile kosztował wzrost.
4. Zapytać drugie biuro, które z tych pozycji w ogóle liczy i co uruchamia zmianę ceny. Odpowiedź powinna być w regulaminie, nie w mailu.

Najczęstsze pytania

Ile kosztuje księgowość sklepu internetowego w modelu od pozycji?
Przy stawce 10 zł za pozycję sklep z 700 zamówieniami i płatnościami mieszanymi płaci w przykładzie około 1 640 zł miesięcznie, a przy 2 000 zamówień około 2 550 zł, bez pracownika i bez sprzedaży zagranicznej. Największą część stanowią przelewy od klientów i zwroty, których liczba rośnie razem ze sprzedażą.

Czy split payment jest liczony jako kilka pozycji?
W modelu od pozycji zwykle tak: przelew przychodzący, przeksięgowanie na rachunek VAT i przeksięgowanie z rachunku VAT to trzy pozycje. W TaxPilot przeksięgowania VAT są operacjami technicznymi i nie wchodzą do wyceny.

Jak obniżyć koszt księgowości sklepu niezależnie od biura?
Kierować płatności klientów do bramki i do pobrania zamiast zwykłych przelewów na konto, zwroty wykonywać przez operatora płatności, a faktury B2B wystawiać w systemie sprzedażowym zintegrowanym z księgowością. Mniej pozycji na wyciągu to niższa cena w każdym modelu.

Czy w TaxPilot cena rośnie wraz z liczbą zamówień?
Nie. Liczba zamówień i faktur nie jest parametrem wyceny. Cena może się zmienić przy nowym składniku (operator, magazyn, OSS, pracownik, kasa) albo gdy liczba operacji bankowych rośnie o ponad 20% przez trzy kolejne miesiące, z 30-dniowym wyprzedzeniem i prawem do wypowiedzenia umowy.